Jahr für Jahr geben deutsche Unternehmen viele tausend Euro für das Recruiting neuer Mitarbeiter aus. Insbesondere im IT-Bereich ist der Markt für Fachkräfte inzwischen hart umkämpft. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, nach erfolgreicher Suche, den neuen Mitarbeiter möglichst lange zu binden. Es ist jedoch nicht selten, dass neueingestellte Mitarbeiter während oder direkt nach der Probezeit das Unternehmen wieder verlassen. Bis dahin getätigte Investitionen sind dann verloren und der Recruiting-Prozess muss erneut von vorn beginnen. Ursache für eine Trennung sind häufig falsche Erwartungen, Konflikte innerhalb des Teams oder auch fehlende Fachkompetenz. Mit einem strukturierten Onboarding können Unternehmen derlei negative Entwicklungen jedoch frühzeitig entgegenwirken.

Bedürfnisse und Erwartungen in Einklang bringen

Beim sogenannten „An-Bord-nehmen“ steht die systematische und strukturierte Integration neuer Mitarbeiter im Fokus. Es unterscheidet sich wesentlich von der Einarbeitung. Diese beschränkt sich in der Regel auf die notwendigen zu erledigenden Aufgaben und Tätigkeiten einer Stelle. Onboading verfolgt das Ziel, die Mitarbeiter über die Grenzen deren Tätigkeitsbereichs hinaus zu informieren. Im Rahmen dessen sollen ihnen insbesondere die internen Prozesse geläufig werden sowie deren Wechselwirkungen. Zudem sollen Bedürfnisse und Erwartungen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Einklang gebracht werden. Wie eine Reihe von Studien belegen, sind planvoll integrierte Mitarbeiter nicht nur motivierter, sie fühlen sich dem Unternehmen auch stärker verbunden. Gründe dafür sind die hohe Aufmerksamkeit und Wertschätzung die sie bereits am Beginn des Unternehmenseintritts erfahren haben.

Vielzahl unterschiedlicher Instrumente

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses greifen Unternehmen auf eine Vielzahl unterschiedlicher Instrumente zurück. Dazu zählen beispielsweise die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, Gespräche mit Kollegen anderer Fachabteilungen oder auch das Bereitstellen kontinuierlicher Ansprechpartner für Fragen. Auch bei der Star Finanz spielt Onboarding eine zentrale Rolle. So erhält jeder neue Mitarbeiter von der Personalabteilung bereits im Vorfeld einen groben Ablaufplan für den ersten Arbeitstag, Dieser gibt Orientierung, Sicherheit und Transparenz. Außerdem wird neuen Mitarbeitern die Möglichkeit geboten, an wichtigen Besprechungen, die das zukünftige Aufgabengebiet betreffen, teilzunehmen. Auch der Besuch von Firmenevents wie beispielsweise das Sommerfest oder die Weihnachtsfeier sind bereits zu diesem Zeitpunkt möglich. Dem künftigen Mitarbeiter sollen dadurch frühzeitig Möglichkeiten angeboten werden, die neuen Kollegen kennenzulernen. Sollte mit der neuen Stelle ein Umzug etc. verbunden sein, unterstützt auch hier die Personalabteilung.

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Dana Gielnik, Leiterin Personal (links), und Birgit Habedank, Personalsachbearbeiterin, unterstützen neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses tatkräftig

Jeder neue Mitarbeiter bei der Star Finanz bekommt einen sogenannten Buddy an die Seite. Buddies sind erfahrene Mitarbeiter aus dem unmittelbaren beruflichen Umfeld. Sie fungieren als Startbegleiter für die neuen Mitarbeiter und sind sowohl für dessen fachliche als auch soziale Einführung zuständig. Vor dem ersten Arbeitstag wird ein Plan erstellt, auf dem konkrete Einarbeitungsschritte definiert sind. Am ersten Arbeitstag wird jeder neue Mitarbeiter im Rahmen des Onboarding-Prozesses durch die Räumlichkeiten der Star Finanz geführt und in den einzelnen Fachabteilungen vorgestellt. Durch den Gang von Büro zu Büro können alte und neue Mitarbeiter erste Kontakte knüpfen und sich kurz über die eigenen Tätigkeitsfelder austauschen. Darüber hinaus erhält er eine Einweisung in seinen Arbeitsplatz sowie eine Mitarbeitermappe, in der unter anderem die betrieblichen Regelungen festgehalten sind. In den ersten Tagen findet zudem ein erstes Orientierungsgespräch mit der jeweiligen Führungskraft statt. Hier werden beiderseitige Vorhaben und Erwartungen sowie Arbeitsschwerpunkte festgelegt. Regelmäßige Feedbackgespräche mit der Führungskraft sind auch während der weiteren Probezeit ein fester Bestandteil des Onboardings. Im Rahmen dessen wird beispielsweise über die Einarbeitungsziele, aktuelle Fragen oder Probleme gesprochen. Der Buddy zieht sich in dieser Zeit sukzessive zurück. Es erfolgt der Übergang vom Onboarding in die „normale“ Personalentwicklung und somit der erfolgreiche Abschluss des Recruting-Prozesses.

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Über den Autor

Dana ist Leiterin Personal bei der Star Finanz. Wenn sie sich nicht gerade um Themen wie Personalmarketing, Recruiting, Personalentwicklung, Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen oder Events kümmert, ist Dana sportlich (Triathlon) unterwegs oder auf Reisen – gern auch in Kombination.

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