In den letzten zwei Jahren erhielt die intelligente Automatisierung einen enormen Schub. Laut der Beratungsagentur Gartner war dieses Segment der am schnellsten wachsende Bereich bei den Unternehmenstechnologien. Der VDMA-Fachverband Robotik & Automation erwartet für 2022 ein Wachstum von 10 Prozent. Ursachen sind neben der Covid19-Pandemie veränderte Kundenerwartungen und Marktanforderungen. Für viele Unternehmen ist dabei die IT-Automatisation eine der ersten Stellschrauben. Workload Automation (WLA) und Robotic Process Automation (RPA) sind dabei zwei Werkzeuge, die Unternehmen bei der Automatisierung helfen.
Komplexität managen
Die Nutzen der IT-Automation lassen sich am besten an Beispielen zeigen. Betrachten wir die Workload Automation. Bei WLA orchestriert eine zentrale Software in Echtzeit plattformübergreifende Prozesse, Datentransfers und Aufträge. So ein System kann als Weiterentwicklung vom traditionellen Job Scheduling und der Stapelverarbeitung verstanden werden. Vorbei sind die Zeiten von Tagesplänen und mühsam erstellten Batch-Jobs. Workflows werden über mehrere Plattformen und Geschäftsanwendungen in einem dynamischen System hinweg gesteuert. Bei SAP zum Beispiel lassen sich alle angebundenen SAP-Systeme sowie Non-SAP Systeme und Cloud Applikationen zentral aus SAP regeln. Je nach Kundenanforderungen geschieht dies über eine Webanwendung oder On-premise. Durch die Zentralisierung werden Prozesse sicherer und einfacher handhabbar. Das ist in einer komplexen, heterogen IT-Landschaft ein wichtiges Argument. Die Komplexität lässt sich besser managen.
Ende von repetitiven und komplexen Aufgaben
Das starke Wachstum von IT-Automation erklärt sich auch durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten. Die automatisierten Prozesse bei WLA lassen sich bei der Erstellung von Abrechnungen und Mahnungen, zum Beschleunigen der Prozessketten oder zur Archivierung von Daten verwenden. Ebenfalls unterstützen sie die Materialbedarfsplanung. So können die Bestände automatisch ausgewertet werden. Eine weitere Anwendung der Workload Automation ist der SAP-Zahllauf, um Zahlungen im SAP FI an Kreditoren zu tätigen. Ohne Automatisierung müssen Benutzer im SAP-Zahllauf vielfältige manuelle Schritte durchlaufen. Dies reicht vom händischen Einpflegen verschiedener Parameter, geht über die Saldenprüfung sowie manuelle Anpassungen und schließt mit dem tatsächlichen Zahlungslauf samt seiner Dokumentation.
Hier findet sich eine Schnittmenge mit der RPA. Gartner bezeichnet RPA als „virtuelle Arbeiter“, da hier das System Aufgaben erlernt, die sonst mühsam von Menschen übernommen werden. Diese führt die Software selbstständig aus. Der Unterschied besteht darin, dass bei RPA die Tools mit der Benutzeroberfläche und nicht mit dem Back-End-Code interagieren. WLA kann deswegen erheblich komplexere Aufgaben übernehmen.
Entlastung in Zeiten des Fachkräftemangels
Eine häufig geäußerte Angst von Beschäftigten, sie würden durch diese Form der Digitalisierung ihre Stelle verlieren, ist laut Experten unbegründet „Das Gegenteil ist der Fall. Intelligente Automation hilft, die Belastung für die Fachkräfte zu reduzieren, physisch und psychisch“, so Claus Uwe Hodum, Geschäftsführer HONICO, die sich auf Automatisierungslösungen im SAP-Umfeld spezialisiert haben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter würden von monotonen und repetitiven Arbeiten entlastet. Die freiwerdenden Ressourcen würden seiner Erfahrung nach für kreativere Aufgaben genutzt, wie der strategischen Geschäftsentwicklung. Dies führe zu einer höheren Zufriedenheit bei den Angestellten. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dies ein weiterer wichtiger Punkt für die Implementierung von IT-Automatisierungen.
regio iT: Fünf Arbeitstage eingespart, Fehler reduziert
Ein Beispiel zeigt, wie so eine Lösung im Alltag aussieht. Die regio iT GmbH, Nordrhein-Westfalens größter kommunale IT-Dienstleister, automatisierte sein Personalabrechnungsmanagement. Ziel war es, arbeitsintensive und repetitive Aufgaben durch Maschinen zu ersetzen. Dies sollte zur Zeitersparnis und weniger Fehlern führen. Für die Erstellung der Gehälter und Sozialabgaben entschied sich das Unternehmen für eine Umstellung auf SAP HCM, dass das bisherige LOGA-Verfahren ersetzte. WLA übernahm die Software BatchMan von HONICO. Das System steuert nun Gehälter, Vergütungen, die Erstellung von Zahldateien sowie die Zahlbarmachung und übernimmt die elektronischen Meldungen an Sozialversicherungsträger, die Lohnsteuer- und DEÜV-Meldungen sowie das Zahlstellenverfahren. Über 100 Buchungskreise wurden zur Verfügung gestellt. Dank der Workload Automation spart die regio iT fünf Arbeitstage im Monat ein. Überdies sind alle Fachbereiche in den Prozess in SAP HCM eingebunden und erhalten ein übersichtliches Monitoring. Da die ABAP-basierte Lösung direkt in SAP-Systemen läuft, wurde keine zusätzliche Hard- und Software für die Prozessautomatisierung benötigt und es konnte weiter mit einem bewährten System gearbeitet werden.
Zeit zum Mitdenken
In Zukunft übernehmen unsichtbare, flotte und gründliche Algorithmen Aufgaben wie Rechnungsstellung, Überprüfung der Zahlungseingänge oder das Dokumentieren von Geschäftsprozessen. Die Menschen setzen ihre Energie für kreative Arbeit ein. Unternehmen wünschen sich Beschäftige, die mitdenken. Diese haben durch IT-Automation nun auch die Zeit dafür.
Titelbild: ©ipopba (istockphoto)
Weitere Informationen zum Thema Digitalisierung gibt es hier
