Die Automatisierungslandschaft wird komplexer. Immer mehr Aufgaben übernehmen Algorithmen. Sie machen Arbeitsläufe effizienter, senken Kosten, verringern die Arbeitsbelastung und automatisieren sich wiederholende Prozesse. Zwei Werkzeuge, die dabei zum Einsatz kommen: Workload Automation (WLA) und Robotic Process Automation (RPA). Obwohl beide Tools ähnliche Aufgaben erfüllen, gibt es wichtige Unterschiede zwischen den Anwendungen. Richtig eingesetzt, ergänzen sie sich, und lassen sich als Teil einer gemeinsamen Automatisierungsstrategie verstehen. Was sind die Gemeinsamkeiten, was die Unterschiede?
Workload Automation: der Kern von Back-End-Automation
Betrachten wir zuerst Workload Automation (WLA). Unter WLA versteht man die Anwendung von Software, mit der Unternehmen ihre Prozesse initiieren, koordinieren, überwachen, ändern und automatisieren. Als moderne Weiterführung des Job Schedulers besteht bei Workload Automation die Möglichkeit, Jobs, Workloads und Batch-Prozesse zu starten, zu automatisieren und zu kontrollieren – und zwar über eine Vielzahl von Systemen, Tools und Datenquellen hinweg. In umfassenden Anwendungen können zudem historische Daten geprüft, Big Data verarbeitet, Aufgaben terminiert oder CPU-Auslastungen überwacht werden. Sprich: Wie ein guter Mediziner betreibt WLA Anamnese, Prophylaxe, Therapie und idealerweise auch Anpassung der Behandlung aus ganzheitlicher Sicht.
Diese Art der Automatisierung besitzt demnach einen holistischen Ansatz. Im Gegensatz zu anderen Automatisierungswerkzeugen lassen sich Daten über dynamische Systeme und in einer Multi-Cloud-Umgebung verwalten und integrieren, zum Beispiel in eine SAP-Lösung oder in ein ERP-System. Das heißt: Workload Automation ermöglicht eine effektive unternehmensweite Automatisierung, die zu weniger Fehlern und höherer Effizienz führt – und so für große Wettbewerbsvorteile sorgen kann. Um es an einem Beispiel konkret zu machen: Ein großer Hersteller von Wärmeanlagen digitalisierte mit Workload Automation Lösung BatchMan die Faktura von über 50 Verkaufsorganisationen, das Bestellsystem, Produktions- und Lagersteuerung (MRP), die HR-Zeitwirtschaft sowie sein Modul SAP FI/CO. Insgesamt wurden 5.300 Jobs mit 11.500 Steps automatisiert.
RPA: Wenn-Dann digitalisieren
Robotic Process Automation hingegen ermöglicht die Automatisierung von genau definierten, regelbasierten Aufgaben. Vereinfacht gesagt, sie bedeutet das Ende von Copy & Paste. Der Begriff „Robotic“ ist hier etwas irreführend. Es kommt keine künstliche Intelligenz (KI) zur Anwendung, vielmehr werden Bots darauf trainiert, zeitaufwendige, sich wiederholende Aufgaben zu erledigen. Per RPA werden Formulare ausgefüllt, Benutzerkonten angelegt, Daten von Websites oder Datenbanken extrahiert und Berechnungen ausgeführt. Im Prinzip kann alles, was einer Wenn-Dann-Logik folgt, so ausgeführt werden. Gartner bezeichnet RPA daher als „virtuelle Arbeiter“. Da die RPA-Bots auf der Ebene der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) arbeiten, sind für den Einsatz weder spezialisierte Schnittstellen noch Prozessänderungen erforderlich. Claus Uwe Hodum, Geschäftsführer von HONICO, die sich Automatisierungslösungen im SAP-Umfeld spezialisiert haben, drückt es so aus: „RPA-Bots können durchaus in bestehende Geschäftsprozesse eingreifen, sind aber hierbei sehr langsam. Bei geschäftskritischen Prozessen ist dies hinderlich, da Systeme zu lange blockiert und Nutzer in Ihrem Zugriff eingeschränkt werden können. Workload Automation / Job Scheduling hingegen ist schneller, spart Wartezeiten ein und kann durch Loadbalancing eine Überlastung der Systeme vermeiden“.
WLA konzentriert sich auf die Hintergrundprozess-Automation in allen Bereich des Unternehmens, um Aufgaben (Jobs) zentral zu initiieren, zu planen und zu steuern. RPA fokussiert die Automatisierung von GUI-basierten Einzeltätigkeiten, wie das Ausführen eines Klicks. Bei komplexeren Prozessstrukturen ist RPA daher weniger geeignet.
WLA und RPA: Lotse und Fahrer
Ist RPA also unnötig, wenn eine WLA-Lösung besteht oder angedacht ist? Nicht immer. WLA und RPA können zusammenarbeiten. So kann das WLA-Tool die erforderlichen Daten für RPA einspeisen, deren Bearbeitung terminieren und ausführen sowie überwachen lassen, um menschliche Ressourcen für komplexe Aufgaben freizuhaben. Das ist gerade bei hochvolumigen Aufgaben sinnvoll und effizient. Durch die Kombination wird der Ressourceneinsatz optimiert. Workload Automation wiederum kann Lücken in der Steuerung von RPA überwachen und kompensieren, um bei Fehlern menschliche Interaktion anzufordern. Ob und wann welches Automatisierungswerkzeug das Beste oder eine Kombination sinnvoll ist, bedarf immer einer umfassenden Analyse. Auf diese Werkzeuge zu verzichten, das kann sich kaum ein Unternehmen mehr leisten. Die Vorteile von WLA und RPA sind zu gewaltig.
Titelbild: ©putilich (istock)
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